Apprenez à votre équipe
à être plus autonome

Formez les membres de l’équipe à prendre en charge leurs propres tâches

Par Angela Civitella

Précédemment publié dans WestmountMag.ca

Communiquer clairement les rôles et les responsabilités, tout en déléguant la responsabilité des tâches et en expliquant leur importance, favorise la responsabilisation. En outre, soutenir l’apprentissage continu grâce à des retours réguliers et à des opportunités de formation personnalisées peut renforcer les compétences et la confiance, permettant ainsi aux membres de l’équipe de prendre des initiatives et de contribuer plus efficacement.

Vous venez d’arriver au bureau, et il vous semble que ce sera une autre journée typique. Avant même que vous ne vous soyez assis, un membre de votre équipe entre dans votre bureau et vous demande de l’aider concernant le budget qu’il prépare. Dès qu’il repart, quelqu’un d’autre vient vous voir pour obtenir de l’aide afin de préparer le plan marketing qui doit être terminé d’ici la fin de la semaine.

Avant même de vous en apercevoir, vous avez passé une bonne partie de la journée à aider votre équipe à faire son travail, alors que vos propres tâches sont en attente.

Communiquer clairement les rôles et les responsabilités, tout en déléguant la responsabilité des tâches et en expliquant leur importance, favorise la responsabilisation.

Il est important que les gestionnaires soient une ressource disponible pour ceux qu’ils dirigent, mais il est facile pour les membres de l’équipe d’en profiter. Avec le temps, ils peuvent développer une « dépendance à l’égard du gestionnaire ».

Alors, comment pouvez-vous former les membres de votre équipe pour qu’ils assument davantage de responsabilités pour leurs propres tâches, au lieu de courir vers vous pour que vous leurs « teniez la main » à chaque étape ? Dans cet article, nous examinerons comment réduire la dépendance envers les gestionnaires et comment amener les membres de l’équipe à « se débrouiller seuls ».

Microgestion et délégation

Les membres de l’équipe deviennent souvent dépendants de leur gestionnaire dû à la microgestion. Lorsque le gestionnaire ne laisse pas les membres de l’équipe assumer la responsabilité et l’appropriation des tâches, il est compréhensible que ceux-ci en viennent à dépendre de ce contrôle.

Il est important d’examiner de près votre style de gestion. Est-il possible que vous dirigiez votre équipe un peu trop étroitement ?

Si c’est le cas, restreignez-vous progressivement. Commencez par donner des tâches qui n’ont pas à être parfaites. Lorsque vous réduisez votre contrôle et votre contribution, votre équipe peut être incertaine au début. C’est pourquoi il est préférable de commencer par des tâches ou des projets de faible priorité ou de peu d’importance.

Ensuite, observez comment vous déléguez. Lorsqu’on leurs délègue des tâches, les membres de l’équipe doivent saisir exactement ce qu’ils doivent faire, ils doivent savoir qu’ils ont les compétences et les connaissances requises pour accomplir la tâche et doivent se sentir responsables de l’accomplir avec un certain niveau de qualité dans un délai donné.

‘Il est important d’examiner de près votre style de gestion. Est-il possible que vous dirigiez votre équipe un peu trop étroitement ?’

Si l’une ou l’autre de ces informations est absente lorsque vous assignez des tâches, votre personnel pourrait être contraint de venir vous voir pour obtenir plus d’informations. Vous pouvez éviter cela en vous assurant qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin au début du projet.

Une stratégie pour prévenir la dépendance des gestionnaires consiste à assigner une tâche à deux membres de l’équipe. Donnez-leur la responsabilité de diviser le travail. S’ils ont des questions, encouragez-les à en discuter d’abord entre eux. Ils ne devraient venir vous voir que s’ils sont incapables de trouver une réponse ensemble.

Faites-leur savoir au début de la tâche que vous leur avez donné toute l’information dont vous disposiez. Et expliquez que si vous connaissiez toutes les réponses, vous n’auriez pas besoin de personnes intelligentes pour accomplir la tâche ! Faites-leur savoir que le mandat exigera un remue-méninges et une réflexion stratégique et que vous avez confiance en leur capacité à le faire. Précisez aussi clairement que vous voulez qu’ils viennent à vous avec un projet terminé.

S’ils ont des problèmes, souvenez-vous du vieil adage : « demandez aux gens de venir à vous avec des solutions et non avec des problèmes ». Assurez-vous qu’ils ont réfléchi à au moins une solution possible au problème avant qu’ils ne viennent vous importuner.

Créez une culture de la responsabilité

Pour que votre équipe assume ses responsabilités, vous devez avoir une culture du travail qui encourage ce comportement. Examinez la culture de votre organisation. Votre entreprise encourage-t-elle ou dissuade-t-elle la prise de responsabilité et l’indépendance d’esprit ?

Si cela est dissuadé, alors vous devez prendre des mesures pour changer cela.

‘Examinez la culture de votre organisation. Votre entreprise encourage-t-elle ou dissuade-t-elle la prise de responsabilité et l’indépendance d’esprit ?’

Veillez à ce que la formule « prendre ses responsabilités » soit inscrite dans vos plans de performance. Vous voulez que votre équipe sache que ce comportement sera récompensé. Lorsque les membres de l’équipe prennent des mesures autonomes pour accomplir le travail, félicitez-les pour leur initiative. Au moment d’analyser la performance, évaluez les membres de l’équipe en fonction de leur capacité à assumer leurs responsabilités.

Faites-leur savoir que vous appréciez leur initiative, et que plus ils assumeront la responsabilité de leurs tâches, meilleure sera leur évaluation. Prenez des notes sur les membres de l’équipe qui ont assumé leurs responsabilités, et sur ce qu’ils ont fait en particulier, afin que vous puissiez en discuter lors de l’évaluation de leur performance.

Utiliser les techniques parentales avec votre équipe

Étonnamment, vous pouvez utiliser certaines techniques parentales éprouvées pour enseigner à votre équipe à être plus autonome. Par exemple, de nombreux parents sont encouragés à laisser leurs jeunes enfants prendre l’initiative dans certaines situations. Les choix des enfants peuvent être erronés, mais l’expérience leur permet d’apprendre et de grandir.

C’est une excellente technique à utiliser avec votre équipe. Pendant les réunions, mettez quelqu’un d’autre en charge pendant que vous vous asseyez derrière et observez. Ou laissez le groupe choisir un chef. Mettre les membre de l’équipe en charge les oblige à moins dépendre de vous et leur permet de faire leurs propres choix.

‘Maintenir une certaine distance avec les membres de votre équipe les incitera à prendre des décisions par eux-mêmes.’

Il est également conseillé aux parents de s’absenter occasionnellement s’ils veulent que leurs enfants soient plus indépendants. Si votre entreprise autorise le télétravail, passez plus de temps à l’extérieur du bureau – ou gardez simplement votre porte fermée pour indiquer que vous ne voulez pas être dérangé. Prendre un peu de distance obligera les membres de votre équipe à prendre des décisions par eux-mêmes.

Points clés

Les équipes deviennent parfois dépendantes du gestionnaire. Pour éviter cela, assurez-vous de ne pas microgérer leurs activités. Commencez progressivement à déléguer des tâches et des projets moins importants et dites-leur clairement que c’est à eux de réfléchir et de trouver des solutions.

Vous pouvez également utiliser certaines techniques parentales. Donnez du pouvoir à votre équipe en la laissant prendre la direction des réunions et des projets et passez plus de temps loin de votre bureau ou avec votre porte fermée.

Cela peut prendre du temps, mais en renforçant lentement le niveau de confiance de votre équipe, elle apprendra à compter moins sur vous et davantage sur elle-même.

Image: rawpixel.com de PexelsAutres articles par Angela Civitella
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