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L’aide des autres :
comment bien déléguer

Vous pouvez accomplir beaucoup plus en déléguant efficacement

Par Angela Civitella

Si vous avez besoin d’aide et de soutien, il n’y a aucune honte à demander de l’aide. Mettez de côté votre fierté et montrez du respect pour le talent que les autres peuvent contribuer.

Et rappelez-vous qu’il n’y a pas de réussite en solitaire : lorsque vous incluez et reconnaissez tous ceux qui sont dans votre camp, vous vous propulsez, vous, vos coéquipiers et vos supporters, vers de nouveaux sommets.
– auteur inconnu

Vous sentez-vous stressé et surchargé ? Ou que votre carrière semble au point mort ? Si oui, améliorez vos compétences en matière de délégation !

Si vous travaillez seul, il n’y a qu’un nombre limité de choses que vous pouvez accomplir, peu importe le travail que vous faites. On ne peut travailler que tant d’heures par jour. Et il n’y a qu’un nombre limité de tâches que vous pouvez accomplir pendant ces heures. Il n’y a qu’un nombre limité de personnes que vous pouvez aider en accomplissant ces tâches. Et parce que le nombre de personnes que vous pouvez aider est limité, votre succès est limité.

Cependant, si vous excellez dans votre travail, les gens voudront beaucoup plus que cela de vous. Cela peut mener à un réel sentiment de pression et de surcharge de travail : vous ne pouvez pas faire tout ce qu’on exige de vous, et cela peut vous laisser stressé et malheureux, avec le sentiment que vous laissez tomber les gens.

‘Si vous le faites bien, vous pouvez rapidement constituer une équipe solide et performante, capable de répondre aux exigences des autres.’

Du côté positif, cependant, c’est une occasion extraordinaire si vous pouvez trouver un moyen de surmonter cette contrainte. Si vous pouvez saisir cette opportunité, vous pouvez vraiment réussir !

L’un des moyens les plus courants de surmonter cette limitation est d’apprendre à déléguer le travail à d’autres personnes. Si vous le faites bien, vous pouvez rapidement constituer une équipe solide et performante, capable de répondre aux exigences des autres. C’est pourquoi savoir déléguer est une compétence si importante, et c’est une compétence que vous devez absolument apprendre !

Pourquoi les gens ne délèguent pas

Pour savoir comment déléguer correctement, il est important de comprendre pourquoi les gens évitent de le faire. Les gens ne délèguent pas tout simplement parce que cela demande beaucoup d’efforts au départ.

Après tout, qu’est-ce qui est plus facile : concevoir et rédiger le contenu d’une brochure qui fait la promotion d’un nouveau service dont vous avez été le fer de lance, ou demander à d’autres membres de votre équipe de le faire ? Vous connaissez le contenu de fond en comble. Vous pouvez énoncer les avantages dans votre sommeil. Il serait relativement simple pour vous de vous asseoir et de l’écrire. Ce serait même amusant ! La question est : serait-ce une bonne utilisation de votre temps ?

‘La délégation vous permet d’utiliser au mieux votre temps et vos compétences et aide les autres membres de l’équipe à grandir et à se développer pour atteindre leur plein potentiel dans l’organisation.’

Bien qu’à première vue, il soit plus facile de rédiger le texte soi-même plutôt que d’expliquer la stratégie derrière la brochure à quelqu’un d’autre, il y a deux raisons principales qui font qu’il est probablement préférable de déléguer cette tâche :

Premièrement, si vous avez la capacité de mener une nouvelle campagne, il y a de fortes chances que vos compétences soient mieux utilisées pour développer davantage la stratégie et peut-être pour trouver de nouvelles idées. En faisant le travail de rédaction vous-même, vous ne faites pas le meilleur usage possible de votre temps.

Deuxièmement, en faisant participer d’autres personnes de façon significative au projet, vous développez les compétences et les aptitudes de ces personnes. Cela signifie que la prochaine fois qu’un projet similaire se présentera, vous pourrez déléguer la tâche avec un degré élevé de confiance que cela sera bien fait, avec beaucoup moins d’implication de votre part.

La délégation vous permet d’utiliser au mieux votre temps et vos compétences et aide les autres membres de l’équipe à grandir et à se développer pour atteindre leur plein potentiel dans l’organisation.

Quand déléguer

La délégation est une proposition gagnante lorsqu’elle est faite de façon appropriée, mais cela ne signifie pas que vous pouvez déléguer n’importe quoi. Pour déterminer quand la délégation est la plus appropriée, il y a cinq questions clés que vous devez vous poser :

  • Y a-t-il quelqu’un d’autre qui a (ou peut obtenir) l’information ou l’expertise nécessaire pour accomplir la tâche ? S’agit-il essentiellement d’une tâche que quelqu’un d’autre peut faire, ou est-il essentiel que vous la fassiez vous-même ?
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  • La tâche donne-t-elle l’occasion d’accroître et de développer les compétences d’une autre personne ?
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  • S’agit-il d’une tâche qui se répétera sous une forme similaire dans le futur ?
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  • Avez-vous suffisamment de temps pour déléguer le travail efficacement ? Il faut du temps disponible pour une formation adéquate, pour des questions et réponses, pour des occasions de vérifier les progrès et de retravailler si cela est nécessaire.
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  • Est-ce une tâche que vous devriez déléguer ? Les tâches essentielles à la réussite à long terme (par exemple, recruter les bonnes personnes pour votre équipe) nécessitent vraiment votre attention.

Si vous pouvez répondre « oui » à au moins certaines des questions ci-dessus, il pourrait être intéressant de déléguer ce travail.

‘La délégation est une proposition gagnante lorsqu’elle est faite de façon appropriée, mais cela ne signifie pas que vous pouvez déléguer n’importe quoi.’

D’autres facteurs contribuent à la délégabilité d’une tâche, notamment :

  1. Le calendrier ou l’échéancier du projet
    – De combien de temps dispose-t-on pour faire le travail ?
    – A-t-on le temps de refaire le travail s’il n’est pas fait correctement la première fois ?
    – Quelles sont les conséquences de ne pas terminer le travail à temps ?
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  2. Vos attentes ou objectifs pour le(s) projet(s) ou le(s) tâche(s), y compris :
    – Dans quelle mesure est-il important que les résultats soient de la meilleure qualité possible ?
    – Un résultat « adéquat » est-il suffisant ?
    – L’échec serait-il critique ?
    – Dans quelle mesure un échec aurait-il un impact sur d’autres aspects ?

Cela dit, la présence de toutes ces conditions ne garantit pas non plus que la tâche déléguée sera accomplie avec succès. Vous devez également déterminer à qui vous déléguerez la tâche et comment vous l’exécuterez.

A qui déléguer ?

Les facteurs à prendre en compte ici sont les suivants :

  1. L’expérience, les connaissances et les compétences de la personne, dans la mesure où elles s’appliquent à la tâche déléguée.
    – Quelles connaissances, compétences et attitudes la personne possède-t-elle déjà ?
    – Avez-vous le temps et les ressources nécessaires pour offrir la formation requise ?
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  2. Le style de travail préféré de l’individu
    – Dans quelle mesure la personne est-elle indépendante ?
    – Quelles sont ses attentes vis-à-vis son travail ?
    – Quels sont ses objectifs et ses intérêts à long terme, et comment ceux-ci s’harmonisent-ils avec le travail proposé ?
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  3. La charge de travail actuelle de cette personne
    – La personne dispose-t-elle de temps pour travailler davantage ?
    – La délégation de cette tâche nécessitera-t-elle un remaniement de ses autres responsabilités et charges de travail ?

‘Déléguer au niveau organisationnel le plus bas possible. Les personnes les plus proches du travail sont les mieux placées pour le faire, parce qu’elles ont la connaissance la plus intime des détails du travail quotidien.’

Comment déléguer ?

Utilisez les principes suivants pour déléguer avec succès :

  1. Exposez clairement le résultat souhaité. Commencez par la fin en tête et précisez les résultats souhaités.
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  2. Identifiez clairement les contraintes et les limites. Où réside l’autorité hiérarchique, la responsabilité et l’obligation de rendre compte ? La personne devrait-elle :
    – Attendre qu’on lui dise quoi faire ?
    – Demander quoi faire ?
    – Recommander ce qu’il faut faire, puis agir ?
    – Agir et ensuite rendre compte des résultats immédiatement ?
    – Prendre des mesures, puis faire rapport périodiquement ?
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  3. Dans la mesure du possible, faites participer les gens au processus de délégation. Donnez-leur le pouvoir de décider quelles tâches leur seront déléguées et à quel moment.
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  4. Faites correspondre le niveau de responsabilité avec le niveau d’autorité. Comprenez que vous pouvez déléguer certaines responsabilités, mais que vous ne pouvez pas déléguer la responsabilité ultime. C’est à vous que revient la responsabilité !
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  5. Déléguez au niveau organisationnel le plus bas possible. Les personnes les plus proches du travail sont les mieux placées pour le faire, parce qu’elles ont la connaissance la plus intime des détails du travail quotidien. Cela augmente également l’efficacité du lieu de travail et contribue au développement des personnes.
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  6. Fournissez un soutien adéquat et soyez disponible pour répondre aux questions. Assurez le succès du projet par une communication et un suivi continus ainsi que par l’octroi de ressources et de crédits.
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  7. Concentrez-vous sur les résultats. Préoccupez-vous de ce qui est accompli, plutôt que de détailler comment le travail devrait être fait : Votre façon de faire n’est pas nécessairement la seule ni même la meilleure ! Permettez à la personne de contrôler ses propres méthodes et processus. Cela facilite le succès et la confiance.
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  8. Évitez la « délégation ascendante ». S’il y a un problème, ne permettez pas à la personne de vous renvoyer la responsabilité de la tâche : demandez-lui de vous recommander des solutions et ne lui donnez pas simplement une réponse.
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  9. Suscitez la motivation et l’engagement. Discutez de l’impact du succès sur la gratification financière, les opportunités futures, la reconnaissance informelle et d’autres conséquences souhaitables. Offrir une reconnaissance là où elle est méritée.
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  10. Établissez et maintenez le contrôle.
    – Discutez des échéanciers et des dates limites.
    – Convenez d’un calendrier de points de contrôle où vous examinerez l’avancement du projet.
    – Effectuez les ajustements nécessaires.
    – Prenez le temps d’examiner tous les travaux soumis.

En examinant attentivement ces points clés avant et pendant le processus de délégation, vous constaterez que vous déléguez avec plus de succès.

‘Nous savons tous qu’en tant que gestionnaires nous ne devrions pas faire de microgestion. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que nous devons abdiquer tout contrôle.’

Garder le contrôle

Une fois que vous aurez franchi les étapes ci-dessus, assurez-vous d’informer les membres de votre équipe de façon appropriée. Prenez le temps d’expliquer pourquoi ils ont été choisis pour le poste, ce qu’on attend d’eux pendant le projet, les objectifs que vous vous êtes fixés, tous les délais et les ressources sur lesquels ils peuvent compter. Et convenez d’un calendrier pour rédiger les mises à jour des progrès accomplis.

Enfin, assurez-vous que la personne à qui vous déléguez la tâche comprenne que vous voulez être mis au courant si des problèmes surviennent et que vous êtes disponible pour répondre à toute question ou pour donner des conseils au fur et à mesure que le travail avance.

Nous savons tous qu’en tant que gestionnaires nous ne devrions pas faire de microgestion. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que nous devons abdiquer tout contrôle. Pour déléguer efficacement, il faut trouver l’équilibre parfois difficile entre le fait de donner suffisamment de latitude aux gens pour qu’ils puissent utiliser au mieux leurs capacités tout en les surveillant et en les soutenant suffisamment étroitement pour s’assurer que le travail est fait correctement et efficacement.

L’importance d’une acceptation pleine et entière

Lorsque le travail que vous avez délégué vous est retourné, prévoyez suffisamment de temps pour l’examiner à fond. Dans la mesure du possible, n’acceptez que des travaux de bonne qualité et entièrement terminés. Si vous acceptez un travail dont vous n’êtes pas satisfait, le membre de votre équipe n’apprendra pas à faire le travail correctement. Pire encore, vous acceptez un nouvel excédent de travail que vous devrez probablement terminer vous-même. Non seulement cela vous surcharge, mais cela signifie aussi que vous n’aurez pas le temps de faire votre propre travail correctement.

Bien sûr, lorsqu’un travail bien accompli vous est rendu, assurez-vous de reconnaître et de récompenser l’effort. En tant que leader, vous devriez avoir l’habitude de féliciter les membres de votre équipe chaque fois que vous êtes impressionné par ce qu’ils ont fait. Cette reconnaissance de votre part contribuera grandement à renforcer la confiance en soi et l’efficacité des membres de l’équipe, deux éléments qui seront avantageux lors de la prochaine délégation de tâche ; vous y gagnerez donc tous les deux.

‘Pour déléguer efficacement, choisissez les bonnes tâches à déléguer, identifiez les bonnes personnes à qui déléguer et déléguez de la bonne façon.’

Points clés

À première vue, la délégation peut sembler plus compliquée qu’elle n’en vaut la peine, mais en déléguant efficacement, vous pouvez augmenter considérablement la quantité de travail que vous pouvez accomplir.

Lorsque vous organisez la charge de travail de telle sorte que vous travaillez sur les tâches qui ont la plus haute priorité pour vous, et que d’autres personnes travaillent sur des tâches significatives et stimulantes, vous avez une recette pour réussir.

Pour déléguer efficacement, choisissez les bonnes tâches à déléguer, identifiez les bonnes personnes à qui déléguer et déléguez de la bonne façon. Cela semble beaucoup de choses à faire mais vous obtiendrez tellement plus lorsque vous déléguerez efficacement !

Image : Moose Photos de PexelsButton Sign up to newsletter – WestmountMag.caÀ lire : autres articles par Angela Civitella


Angela Civitella - WestmountMag.ca

Angela Civitella, coach certifiée en gestion en gestion des affaires, avec plus de 20 ans d’expérience en tant que négociatrice, stratège et solutionneuse de problèmes, crée des synergies solides et durables avec ceux et celles qui cherchent à améliorer leurs compétences en leadership et en consolidation d’équipe. Vous pouvez rejoindre Angela au 514 254-2400 • linkedin.com/in/angelacivitella/ • intinde.com@intinde

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