Prendre des décisions
efficaces en équipe

Les modèles décisionnels par consensus permettent aux membres de l’équipe de donner leur avis

Par Angela Civitella

Précédemment publié dans WestmountMag.ca

La prise de décision en équipe, pour être efficace, repose sur un processus dynamique alliant approches structurées et collaboration active. En cultivant un climat propice à la communication ouverte, à la diversité des points de vue et à l’écoute attentive, les équipes transforment les désaccords potentiels en occasions d’approfondir leur compréhension mutuelle.

Pour réussir, ce processus exige des démarches transparentes, des critères d’évaluation bien définis et l’implication des acteurs clés chargés de la mise en œuvre. En s’appuyant sur une documentation rigoureuse, des échanges constructifs et des bilans réguliers, les équipes forgent un cadre solide. Celui-ci non seulement favorise l’émergence de solutions novatrices, mais renforce aussi la confiance, stimule une participation engagée et, au final, accroît les chances d’obtenir des résultats probants.

Bien que bon nombre des décisions que nous prenons quotidiennement soient assez simples, certaines ne le sont pas. Ces décisions peuvent impliquer l’assimilation d’une énorme quantité d’information, l’exploration de nombreuses idées différentes et la mise à profit de nombreux domaines d’expérience. Et les conséquences d’une bonne ou d’une mauvaise décision peuvent être profondes pour l’équipe et l’organisation. Est-ce alors le rôle des dirigeants d’être catégoriques, de résoudre seuls les problèmes et d’agir de manière unilatérale ? Pas nécessairement.

Quand la situation est complexe, les conséquences sont importantes, l’engagement et le consensus sont primordiaux.

Il y a une limite à la quantité d’informations qu’une personne peut traiter, et une limite au nombre de points de vue qu’une personne peut avoir. De nombreuses décisions requièrent une participation de tous les membres du groupe pour explorer la situation, fournir des commentaires et faire un choix final. Comme vous l’avez probablement constaté, un groupe de personnes peut souvent prendre de meilleures décisions que n’importe quelle personne agissant individuellement. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises efficaces ont un conseil d’administration chargé de la prise de décisions importantes.

De plus, de nombreuses décisions doivent être approuvées par les personnes concernées par leur mise en œuvre pour en assurer le succès. Il est difficile d’obtenir l’approbation si les gens n’ont pas participé au processus de prise de décision.

Le problème est que lorsque vous associez d’autres personnes au processus de prise de décision, vous devez aborder les décisions différemment. Ces approches varient en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment:

• Le type de décision
• Le temps et les ressources disponibles
• La nature de la tâche sur laquelle on travaille
• L’environnement que le groupe veut créer
• Le degré du consensus requis

Comprendre pourquoi et comment organiser la prise de décisions par votre équipe est une compétence importante. Vous pouvez utiliser certaines des méthodes décrites plus bas lorsque vous souhaitez impliquer toute votre équipe dans le processus de prise de décision.

Le défi des décisions d’équipe

Utiliser la contribution de l’équipe est un défi, et cela prend du temps et de la préparation. Comme dit le proverbe, si vous réunissez trois personnes dans une même pièce, vous obtiendrez souvent quatre opinions. Les gens peuvent souvent voir les problèmes différemment – et ils ont tous des expériences, des valeurs, des personnalités, des styles et des besoins différents. Des stratégies de prise de décision en équipe doivent donc être utilisées lorsque vous souhaitez obtenir la participation et parvenir à un consensus.

‘Lorsque les membres d’une équipe travaillent ensemble de façon mature, la prise de décision en équipe est souvent préférable.’

Quand le temps presse, une bonne décision est une décision rapide. Cela ne se produit généralement pas avec une prise de décision en équipe complète. Et quand une ou deux personnes ont l’expertise nécessaire pour prendre la décision, il ne sert à rien d’impliquer toute l’équipe. Les experts fournissent l’essentiel des informations et font de toute façon le choix final.

Cependant, quand la situation est complexe, les conséquences sont importantes, l’engagement et le consensus sont primordiaux, et lorsque les membres d’une équipe travaillent ensemble de façon mature, la prise de décision en équipe est souvent préférable.

Méthodes de consensus d’équipe

Lorsque tout votre groupe doit être impliqué dans le processus de prise de décision, vous devez explorer des modèles de prise de décision par consensus. Grâce à ceux-ci, chaque membre de l’équipe a la possibilité de fournir des commentaires et des opinions. Tous les membres discutent des alternatives jusqu’à ce qu’ils s’accordent sur une solution.

Pour parvenir au consensus, il y a souvent des compromis à faire. Tout le monde n’obtient pas tout ce qu’il veut de la décision finale. Cependant, comme tout le monde a son mot à dire, les décisions prises sont souvent des décisions avec lesquelles tous peuvent vivre.

Examinons quelques stratégies de prise de décision en équipe.

Assurer la participation de tout le groupe

Une décision consensuelle dépend de l’opinion de chacun. Dans une situation d’équipe, cela n’arrive pas toujours naturellement: les personnes qui ont un comportement assertif peuvent avoir tendance à attirer le plus l’attention. Les membres de l’équipe qui s’affirment moins peuvent souvent se sentir intimidés et ne parlent pas toujours particulièrement lorsque leurs idées sont très différentes de l’opinion populaire. Considérez alors ce qui suit: chaque membre de l’équipe réfléchit au problème individuellement et, un à la fois, présente de nouvelles idées au responsable du groupe – sans savoir quelles idées ont déjà été présentées par les autres. Une fois que les deux premières personnes ont présenté leurs idées, elles en discutent ensemble. Ensuite, le responsable ajoute une troisième personne qui présente ses idées avant d’entendre les commentaires précédents. Ce cycle de présentation et de discussion se poursuit jusqu’à ce que toute l’équipe ait la possibilité d’exprimer ses opinions.

‘Grâce aux prise de décision par consensus, chaque membre de l’équipe a la possibilité de fournir des commentaires et des opinions.’

L’avantage de ce processus est que tout le monde se sent entendu et reconnu. Une fois que toutes les idées ont été présentées, l’équipe peut rechercher des moyens de minimiser les options afin de prendre une décision.

Voter pour obtenir un consensus

Le vote est une méthode populaire pour prendre des décisions. C’est une bonne approche lorsque les opinions sont fortement divisées entre deux ou trois options.

Malheureusement, cela devient moins utile là où il y a une abondance d’options – imaginez une élection où les gens n’ont qu’un vote pour choisir entre huit candidats: il est possible qu’un candidat gagne avec seulement 13% des voix, ce qui laisserait 87% des personnes très insatisfaites.

En procédant à un certain nombre de tours de vote, les individus disposent à chaque tour d’un certain nombre de voix qu’ils peuvent attribuer aux différentes options à leur guise. Ils fournissent ainsi une pondération à leurs choix. Ils peuvent attribuer une voix à chacun de plusieurs choix différents, la totalité de leurs votes à un seul choix ou une combinaison des deux. Une fois que tous les votes ont été comptabilisés, les choix ayant reçu le plus grand nombre de votes sont reportés au tour suivant, jusqu’à ce qu’un gagnant apparaisse.

Cette méthode permet à plus de personnes d’intervenir dans la décision finale. Il peut encore y avoir des gens qui n’accordent pas de vote au choix final, mais ce nombre a tendance à être considérablement réduit. Cette méthode est populaire lorsqu’une décision doit être prise rapidement et qu’un consensus n’est pas essentiel.

Établir les priorités du groupe

Une situation similaire est celle où vous devez hiérarchiser un ensemble d’options, où tout le monde a des points de vue différents et où il n’y a pas de cadre objectif que les gens peuvent utiliser pour prendre des décisions. (La situation classique dans laquelle cela se produit est celle où il faut partager des ressources entre projets concurrents.)

‘Le vote est une méthode populaire pour prendre des décisions lorsque les opinions sont fortement divisées entre deux ou trois options.’

Vous pouvez fournir un cadre efficace pour classer les priorités et choisir l’option qui correspond le mieux à ces priorités. Tout d’abord, l’équipe discute du problème, puis ses membres définissent les éléments clés qu’ils doivent évaluer. À partir de là, chacun des participants hiérarchise ses éléments clés. L’équipe totalise les classements pour chaque alternative et les options ayant obtenu le classement le plus élevé deviennent les priorités du groupe.

Contributions anonymes

Parfois, les personnes ayant une profonde expertise et sur lesquelles vous devez faire appel peuvent ressentir une antipathie les uns envers les autres au point d’avoir des difficultés à collaborer. Dans d’autres cas, les gens peuvent avoir besoin de discuter de problèmes réels, mais déplaisants ou embarrassants. Dans d’autres encore, il peut être nécessaire d’élaborer et d’explorer des propositions extrêmement détaillées, adaptées à un examen et à une analyse individuellement en dehors d’une réunion de groupe.

Pour ces situations, gérer le processus de manière à permettre des contributions anonymes et individuelles peut vous aider à éviter les situations acrimonieuses et à prendre une décision avantageuse et réfléchie.

Un animateur aide les participants à réfléchir individuellement aux solutions et à soumettre leurs idées anonymement, les autres membres de l’équipe ne sachant pas qui a soumis quelle idée. Le facilitateur collecte et organise les contributions, les soumet à d’autres personnes pour analyse, critique et raffinement, puis s’adresse à chacun des participants à tour de rôle jusqu’à ce que tous s’accordent sur un ensemble de choix, et éventuellement sur une décision finale.

La conduite de ces discussions prend beaucoup de temps et nécessitent un animateur expérimenté pouvant aider les participants à parvenir à une solution. Mais le résultat est généralement une décision finale robuste qui a été entièrement examinée et qui est appuyée par tous les membres de l’équipe.

‘Permettre des contributions anonymes et individuelles peut vous aider à éviter les situations acrimonieuses.’

Vous devez essayer de surmonter la tendance à aller vers une pensée collective. Dans certaines situations, la cohésion du groupe et la recherche d’un consensus commun peuvent inconsciemment devenir plus importants pour les personnes impliquées que de prendre la bonne décision, avec pour résultat que le groupe peut ignorer tout ce qui contredit ce consensus. Si la pensée collective n’est pas reconnue et corrigée, cela peut conduire à la prise d’une très mauvaise décision et à de graves conséquences négatives.

Image : rawpixel.com de PexelsAutres articles par Angela Civitella
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