L’importance de déléguer
la prise de décision

Comment encourager votre équipe à prendre des responsabilités décisionnelles

Par Angela Civitella

Précédemment publié dans WestmountMag.ca

Choisir de céder des responsabilités décisionnelles peut être une transition inconfortable pour vous – même lorsque votre équipe est très expérimentée et compétente.

Vous pourriez même vous sentir menacé si, par exemple, vous travaillez dans une « culture du blâme » et que vous craignez les conséquences d’une mauvaise prise de décision. Ou encore, vous pourriez douter de la capacité des gens à prendre de bonnes décisions et vous ne savez pas trop comment les encadrer.

Cependant, permettre à votre équipe de prendre des décisions de façon autonome peut être une bonne chose, tant pour vous que pour les membres de votre équipe. Les avantages comprennent :

• Une réduction de la charge de travail
  En encourageant votre équipe à prendre des décisions, vous réduirez le fardeau qui pèse sur vous et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur d’autres tâches ou responsabilités. Ceci a l’avantage supplémentaire de régler le flux de travail, car vous serez moins susceptible d’être un goulot d’étranglement si vous pouvez vous débarrasser d’une partie de votre charge de travail.
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• Une amélioration de la prise de décision
  Votre rôle est d’inspirer vos employés à faire un excellent travail, et vous aurez bien fait votre travail si leurs décisions ont un impact positif sur l’organisation. Vous constaterez peut-être que, dans certaines situations, ils prennent de meilleures décisions que vous ne l’auriez fait.
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• De nouvelles perspectives
  Donner à votre équipe les moyens de prendre des décisions vous exposera probablement à de nouvelles idées et à des options que vous n’aviez pas envisagées auparavant.
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• L’autonomisation de l’équipe
  Des études montrent que la prise de décision responsabilise les gens et les aide à se sentir plus en contrôle de leur travail. Cela augmente également leur confiance en eux, améliorant leur performance au jour le jour.

Votre équipe est-elle prête à prendre des décisions ?

Vous devez vous assurer que les membres de votre équipe soient prêts à assumer cette responsabilité avant de passer les rênes de la prise de décision. Mais comment le saurez-vous ?

Si vos employés vous proposent déjà des idées, des suggestions et des solutions, alors vous partez gagnant ! Et, si vous leur déléguez déjà la prise de décision, il y a de fortes chances qu’ils seront heureux d’avoir l’occasion d’assumer davantage de responsabilités.

Vous devez vous assurer que les membres de votre équipe soient prêts à assumer cette responsabilité avant de passer les rênes de la prise de décision.

Vous ne savez peut-être pas à quel point les membres de votre équipe sont prêts et disposés à y prendre part, alors demandez-leurs : « Que pensez-vous de la perspective de prendre d’autres décisions dans le cadre de votre rôle ? »

La volonté de prendre des décisions importantes est une chose ; être assez compétent pour les prendre en est une autre. Voyons comment vous pouvez donner confiance et compétence à votre personnel.

Comment préparer votre équipe pour prendre des décisions

Vos employés ont besoin de trois éléments pour prendre des décisions efficaces : de bons outils, la confiance en soi et l’opportunité.

1. Donnez-leur les bons outils
Lorsque vous avez donné aux membres de votre équipe les moyens de prendre des décisions, vous devez vous assurer qu’ils possèdent les connaissances, les compétences et les outils pour le faire.

La chose la plus importante que vous puissiez faire est de donner le bon exemple et de leur offrir la chance de vous observer et d’apprendre de vous lorsque vous prenez des décisions. Vous serez probablement leur baromètre personnel du succès, alors prenez le temps d’expliquer comment vous prenez vos décisions.

Par exemple, vous pourriez expliquer que vos décisions sont influencées par les valeurs, la mission et la vision de l’organisation. Vous examinerez probablement aussi les politiques, les procédures et les renseignements généraux pertinents.

‘La chose la plus importante que vous puissiez faire est de donner le bon exemple et de leur offrir la chance de vous observer et d’apprendre de vous lorsque vous prenez des décisions. ‘

Voici d’autres mesures pratiques que vous pouvez prendre pour préparer votre équipe à prendre des décisions :

• Offrez de la formation
  Aidez vos employés à identifier les lacunes dans leurs propres compétences et connaissances.
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• Donnez de l’information
  Votre équipe fera de meilleurs choix si vous lui donnez toute l’information et les connaissances dont elle a besoin.
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• Encouragez l’apprentissage
  Aidez vos employés à s’approprier leur apprentissage et leur formation (ce qui a l’avantage supplémentaire de libérer encore plus de votre temps).
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• Attribuez de l’autorité
  Il y a de fortes chances que votre poste ou votre niveau d’ancienneté vous donne le pouvoir de prendre des décisions. Si vous déléguez certaines de ces décisions à une personne de l’équipe, vous devrez lui déléguer l’autorité appropriée pour le faire. Assurez-vous que les autres intervenants sachent qu’elle a ce pouvoir.

2. Leur donner confiance en eux pour réussir
Si vos employés n’ont pas l’habitude de prendre des décisions, ils peuvent douter de leur capacité à le faire. Cela peut également être le cas s’ils ont pris des décisions qui se sont retournées contre eux ou qui ont été désapprouvées.

‘… faites savoir à vos employés que vous faites confiance à leur jugement en leur donnant la responsabilité de tâches ou de projets appropriés – et éliminez la peur de l’équation en faisant un suivi constructif.’

En tant que gestionnaire, votre rôle consiste en partie à habiliter et à perfectionner les membres de votre équipe afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes. Une façon d’y parvenir est de les aider à acquérir de la confiance en soi.

Par exemple, faites savoir à vos employés que vous faites confiance en leur jugement en leur donnant la responsabilité de tâches ou de projets appropriés – et éliminez la peur de l’équation en faisant un suivi constructif. Célébrez aussi leurs succès et encouragez la pensée positive.

Si un membre de l’équipe n’a toujours pas la confiance nécessaire pour prendre des décisions de façon autonome, aidez-le à comprendre ce qui déclenche son anxiété. Vous pouvez le faire dans le cadre d’un partenariat de coaching ou de mentorat.

Envisagez la possibilité que les questions relatives à la confiance ne soient pas centrées sur la prise de décision elle-même. Par exemple, les membres de l’équipe peuvent avoir l’impression qu’ils ont la capacité de prendre des décisions, mais pourraient se sentir moins à l’aise pour expliquer les raisons qui les sous-tendent. Le développement de leurs compétences en communication serait approprié dans ce cas.

Rendez-vous disponible lorsque les gens commencent à assumer leurs nouvelles responsabilités. Agissez comme un filet de sécurité au fur et à mesure qu’ils s’engagent dans la prise de décisions, et soyez disponibles pour confirmer leurs décisions. Mais évitez la tentation de prendre la décision vous-même, car cela irait à l’encontre de l’objectif de l’exercice.

AVERTISSEMENT
Méfiez-vous des excès de confiance. Les gens peuvent surestimer leur capacité à prendre de bonnes décisions aussi facilement qu’ils peuvent sous-estimer leur capacité, surtout s’ils sont désireux de faire leurs preuves.

3. Donnez leurs l’occasion de prendre des décisions
Pour que les membres de votre équipe puissent développer leurs compétences décisionnelles, ils devront les mettre en pratique.

‘… vous devez établir des limites et des domaines de responsabilité clairs afin que les gens comprennent quelles sont les décisions à prendre.’

Mais, avant de commencer, vous devez établir des limites et des domaines de responsabilité clairs afin que les gens comprennent quelles sont les décisions à prendre. De même, indiquez clairement ce qui n’est pas dans les attributions de quelqu’un et quand il faut laisser la prise de décision à quelqu’un de plus haut placé.

Commencez progressivement, surtout si les gens sont encore un peu incertains d’eux-mêmes, et fixez-leurs des objectifs précis à atteindre. Par exemple, donnez à un membre de l’équipe l’objectif de prendre une décision importante au cours du prochain mois.

Ou, s’ils manquent de confiance et d’expérience, demandez-leur de prendre des décisions plus modestes – par exemple, où aller pour le prochain événement de consolidation d’équipe – ou de tenir un journal des décisions qu’ils ont prises pendant une semaine donnée, et comment ils y sont arrivés.

Ces tâches les encourageront probablement à chercher d’autres occasions de mettre en pratique leurs compétences, même si ce n’est qu’à très petite échelle au début.

N’oubliez pas de fournir un feedback régulièrement au fur et à mesure que les gens acquièrent de la confiance et de l’expérience, afin de les encourager et de les développer davantage.

Points clés

Il y a de fortes chances que les membres de votre équipe aient déjà la capacité de prendre de bonnes décisions. La clé est de reconnaître quand les individus sont prêts. Parmi les signes à surveiller, mentionnons la suggestion proactive d’idées et la volonté de participer à la prise de décision.

Pour que les gens puissent assumer des responsabilités décisionnelles, ils ont besoin de confiance, d’outils et d’occasions de le faire. En tant que gestionnaire, ce sont toutes des choses que vous pouvez offrir, et ce faisant, vous améliorerez le rendement de votre équipe et réduirez votre propre charge de travail – un véritable scénario gagnant-gagnant !

Image : rawpixel.com de PexelsAutres articles par Angela Civitella
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