Recueillez les réactions
d’employés qui partent

Les entretiens de fin d’emploi sont une source unique d’information franche et révélatrice

Par Angela Civitella

8 juillet 2020

Vous voulez savoir ce qui se passe dans votre organisation ? Alors consultez les personnes qui partent.

Les employés qui quittent leur emploi peuvent partir pour de très bonnes raisons, et connaître ces raisons peut vous aider à améliorer la performance de votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire, c’est de comprendre quelles sont ces raisons !

Les informations recueillies lors d’un interview de départ peuvent vous donner une perspective unique sur le degré de satisfaction de vos employés, ainsi que sur les performances de votre organisation. Les gens ont tendance à être franchement honnêtes sur leurs expériences lors d’un entretien de départ – ils n’ont plus à faire plaisir à leur patron et ils n’ont pas à craindre d’être honnêtes. C’est pourquoi les informations que vous obtiendrez lors des entretiens de fin d’emploi pourront être très utiles afin d’identifier les problèmes de fonctionnement, de performance et de rétention du personnel.

Les employés qui quittent leur emploi peuvent partir pour de très bonnes raisons, et connaître ces raisons peut vous aider à améliorer la performance de votre entreprise.

Ces entretiens de sortie peuvent révéler un thème commun. Vous pouvez alors vous concentrer sur celui-ci et en faire un catalyseur de changement. Peut-être que vos salaires et avantages sociaux ne sont pas assez généreux ? Peut-être que vos possibilités de promotion sont trop limitées ? Ou peut-être entendez-vous des plaintes récurrentes au sujet de certains responsable qui vous inciteront à enquêter vous-même sur la question. Si vous ne menez pas d’entretiens de fin d’emploi, vous risquez de passer à côté d’informations intéressantes !

Les entretiens de fin d’emploi ont essentiellement deux fonctions. Premièrement, ils révèlent des possibilités d’amélioration. De plus, ils encouragent les gens à partir sur une note positive. L’entretien de fin d’emploi est votre dernière chance de dire : “Nous vous apprécions ainsi que votre opinion”. Cela peut être suffisant pour laisser une impression positive, quelle que soit la raison réelle du départ.

Conduite de l’entretien

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte pour décider de la manière de mener les entretiens de fin d’emploi dans votre organisation. Ces facteurs sont les suivants :

Qui doit mener l’entretien ?

Le plus souvent, on choisit de confier cette tâche à un responsable interne des ressources humaines. Cette personne doit à la fois comprendre la dynamique de votre organisation et connaître les personnes concernées. Cela signifie qu’il ou elle peut examiner les problèmes plus en profondeur et poser des questions plus pertinentes. La personne interrogée est plus susceptible de révéler des problèmes à un représentant impartial des RH qu’à son supérieur hiérarchique. En effet, le supérieur hiérarchique pourrait bien être à l’origine du problème mais aussi être nécessaire comme futur arbitre. Parmi les autres interlocuteurs potentiels, on peut citer un gestionnaire neutre ou un mentor en qui la personne a confiance.

‘Les entretiens de fin d’emploi ont essentiellement deux fonctions. Premièrement, ils révèlent des possibilités d’amélioration. De plus, ils encouragent les gens à partir sur une note positive.’

Certaines organisations choisissent d’externaliser les entretiens de fin d’emploi afin de protéger la confidentialité. L’organisme qui mène l’entretien regroupe les informations de sorte que les commentaires restent anonymes. Bien que le coût supplémentaire soit un élément dissuasif potentiel, le côté positif est que vous avez la garantie d’avoir un interlocuteur expérimenté qui sait comment recueillir des données efficacement. En outre, il est très probable que l’employé qui quitte l’entreprise soit coopératif et honnête.

Quelle que soit la personne qui mène l’entretien, elle doit être formée à l’écoute active et faire preuve d’empathie. L’entretien de départ peut devenir émotionnel et l’enquêteur doit savoir comment laisser la personne exprimer ses frustrations et lui donner le sentiment d’être écoutée et comprise.

Quelles sont les questions à poser ?

Voici quelques exemples que vous ou la personne interrogée en votre nom pourriez inclure :

• Pourquoi partez-vous ?
• Avez-vous trouvé un nouvel emploi ?
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• Avez-vous sollicité cette nouvelle opportunité ou avez-vous été recruté par un chasseur de têtes ?
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• Quand avez-vous décidé de partir et/ou commencé à chercher un nouvel emploi ?
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• Selon vous, qu’est-ce qui est fait de manière efficace dans votre service ?
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• Qu’est-ce qui pourrait être mieux réalisé dans votre service ?
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• Quels sont les obstacles qui ont entravé l’accomplissement de votre travail ?
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• Quelle est votre opinion sur la charge de travail et la répartition du travail ?
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• Quelle est votre opinion sur la bureaucratie au sein de votre département et de l’organisation dans son ensemble ?
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• Quels sont les problèmes qui existent et dont nous pourrions ne pas être informés ?
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• Qu’est-ce que l’entreprise dans son ensemble pourrait faire pour améliorer la situation ?
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• Quelle est votre opinion sur notre système de rémunération et d’avantages sociaux ?

Ne posez pas de questions auxquelles vous ne voulez pas de réponse. En posant une question, vous indiquez que vous avez l’intention d’apporter des changements si la réponse suggère qu’ils sont nécessaires. Lorsque les gens donnent leur avis et que rien n’est fait, cela peut nuire à votre crédibilité. N’oubliez pas que l’employé qui vous quitte restera presque certainement en contact avec quelqu’un dans votre organisation et saura probablement si des mesures sont prises !

‘Ne posez pas de questions auxquelles vous ne voulez pas de réponse. En posant une question, vous indiquez que vous avez l’intention d’apporter des changements si la réponse suggère qu’ils sont nécessaires.’

Vous remarquerez que certaines de ces questions utilisent le mot “pourrait” plutôt que “devrait”. “Devrait” implique qu’il s’agit d’un choix préférentiel alors que “pourrait” indique une alternative. Ce n’est pas parce que le futur ancien employé pense qu’il y a une meilleure façon de faire les choses que cela signifie qu’il y en a une !

L’entretien sera-t-il confidentiel ?

C’est une question délicate, en particulier dans les petites entreprises ou dans celles où la rotation du personnel est limitée et où la source de toute information résultante sera facile à identifier. La meilleure stratégie consiste à être aussi honnête et franc que possible. Si vous ne pouvez pas garantir l’anonymat, alors ne le faites pas. Vous pouvez dire que vous ferez de votre mieux pour protéger l’identité de la personne, mais offrir une garantie ferme n’est peut-être pas réaliste.

Il est également important de dire aux participants que s’ils révèlent des informations qui nécessitent une enquête plus approfondie, comme des violations graves de la politique de l’entreprise ou des accusations de fraude ou de discrimination, elles seront très certainement communiquées aux autorités compétentes.

Quoi que vous fassiez, vous ne voulez pas rompre vos promesses, car vous pouvez être certain que tout manquement sera répercuté sur les autres travailleurs, ce qui risque de nuire à la confiance qu’ils vous accordent.

L’entretien doit-il être obligatoire ?

Non. L’entretien de fin d’emploi doit être optionnel, bien que la question de savoir si vous pouvez légalement obliger quelqu’un à y assister soit toujours débattue. Mais de nombreuses organisations précisent à leur personnel qu’elles s’attendent à en mener un lorsque quelqu’un démissionne. Lorsque qu’un entretien est prévu, il sera intégré à la culture et le processus suscitera moins d’appréhension. Une bonne stratégie à utiliser consiste à combiner l’entretien avec d’autres activités de clôture, comme la remise des clés ou la signature de formulaires.

‘L’entretien de fin d’emploi doit être optionnel. Mais de nombreuses organisations précisent à leur personnel qu’elles s’attendent à en mener un lorsque quelqu’un démissionne.’

La perspective de participer à un entretien de sortie doit être étendue à toute personne qui quitte l’organisation. Le processus doit être équitable et impartial. Vous ne voulez pas être perçu comme celui qui sélectionne et choisit les personnes que vous interrogez. Les cas de licenciement et de mise à pied peuvent, bien entendu, nécessiter une approche différente.

Conseils pour tirer le meilleur parti de vos entretiens de fin d’emploi

Comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors de la mise en place d’un programme d’entretiens de fin d’emploi. Voici quelques autres conseils pour tirer le meilleur parti du processus :

Écoutez attentivement

• Concentrez-vous sur l’écoute. Ne cherchez pas à débattre avec la personne ou à la confronter. Laissez-la parler et analysez les informations plus tard.
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• Si la personne choisit d’exprimer ses sentiments, écoutez attentivement et déterminez quelles sont les affirmations crédibles et celles qui ne le sont pas.
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• Ne vous lancez pas dans une discussion détaillée sur la manière de résoudre un problème. Concentrez-vous davantage sur la compréhension de la situation en général, afin de pouvoir assurer un suivi.
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• Remerciez la personne pour l’entretien et faites ce que vous pouvez pour qu’elle se sente bien au sein de l’organisation.

Conservez un rapport

• Demandez si vous pouvez enregistrer l’entretien. Cela vous aidera à vous remémorer plus tard.
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• Prenez des notes et indiquez la raison du départ de la personne. Un membre du personnel pourrait alléguer une mauvaise conduite par la suite. Un enregistrement écrit peut montrer que vous n’étiez pas au courant du problème au moment du départ de la personne.

Recueillez et analysez les commentaires

• Évaluez les informations et recherchez des tendances. Si vous entendez constamment de bons commentaires sur un gestionnaire, envisagez un programme de développement et un plan de succession pour lui. De même, si vous recevez constamment de mauvais commentaires sur une personne, faites un suivi avec son responsable et remontez à la source du problème. D’autres questions sont souvent soulevées, comme la charge de travail, la rémunération, la reconnaissance et le respect.
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• Restez ouvert à l’information, mais demeurez sceptique. L’employé qui quitte l’entreprise peut avoir une certaine rancune ou une arrière-pensée.

Essayez de ne pas vous contenter d’utiliser les entretiens de départ avec les employés qui partent, et envisagez des “entretiens de maintien en fonction” avec les employés à long terme pour savoir pourquoi ils restent. Vous pourrez ensuite les utiliser comme arguments de persuasion auprès des nouveaux employés potentiels.

Points clés

Les entretiens de fin d’emploi sont l’un des meilleurs moyens de découvrir pourquoi les gens quittent votre organisation et comment améliorer le milieu de travail pour ceux qui restent.

Ils peuvent donner un bon aperçu des attentes du personnel et vous permettre de découvrir des modèles au sein de votre entreprise que vous pourrez utiliser pour apporter des changements positifs significatifs. De plus, les entretiens de fin d’emploi peuvent également mettre en évidence des problèmes au sein de votre organisation dont vous n’auriez peut-être pas pris conscience avant qu’il ne soit trop tard.

En fin de compte, les personnes qui connaissent le mieux votre organisation sont celles qui y travaillent. Saisir l’occasion de parler avec les personnes qui quittent votre entreprise constitue une source unique d’informations franches et révélatrices.

Image : Amtec Photos via StockPholio.netAutres articles par Angela Civitella
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