Utilisez vos temps morts
avec discernement

Garder une longueur d’avance quand les activités ralentissent

Par Angela Civitella

Précédemment publié dans WestmountMag.ca

Vous venez d’envoyer votre dernier rapport à votre gestionnaire – et ce, avant la date limite. Bon travail ! Vous avez gagné un peu de temps et vous pouvez maintenant prendre une longueur d’avance sur votre prochain projet. Mais, avant de pouvoir commencer, vous avez besoin d’informations clés de la part d’un collègue qui dit qu’elles ne seront disponibles que dans quelques jours.

Dans cet article, nous examinons pourquoi les temps morts se produisent, les défis qu’ils présentent et comment les utiliser à bon escient.

Alors, que pouvez-vous faire d’ici là pour combler ce temps « mort » ? Vous ne voulez pas simplement vous tourner les pouces. Est-ce-que vous faites du rattrapage avec l’administration ? Demandez à votre manager s’il y a quelque chose que vous pouvez faire ? Ou bien, est-ce que vous appréciez les rares temps d’arrêt ?

Dans cet article, nous examinons pourquoi les temps morts se produisent, les défis qu’ils présentent et comment les utiliser à bon escient.

Qu’est-ce qu’un temps mort ?

Vous pouvez vous retrouver face à un temps mort pour un certain nombre de raisons.

Peut-être avez-vous besoin de l’avis de quelqu’un d’autre avant de commencer votre prochain projet, comme dans notre exemple ci-dessus. Peut-être que votre logiciel a planté, ou que votre ordinateur portable requiert une longue mise à jour. Un client que vous deviez voir a peut-être annulé, ce qui laisse un vide dans votre emploi du temps. Ou peut-être que les fluctuations saisonnières signifient qu’il n’y a pas assez de travail pour remplir la journée. Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que les temps morts se produisent dans toutes les industries et qu’ils affectent les employés de tous les niveaux.

La recherche estime que cela coûte environ 100 milliards de dollars chaque année à l’économie américaine en salaires payés pour les périodes d’inactivité. Les deux heures et 45 minutes de temps mort que les Américains passent chaque semaine, en moyenne, peuvent amener les gens à s’ennuyer ou à s’inquiéter de ne pas en faire assez (ou de faire les choses correctement). Cela peut nuire à la satisfaction et à la motivation au travail et peut même entraîner un taux de roulement élevé du personnel.

‘Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que les temps morts se produisent dans toutes les industries et qu’ils affectent les employés de tous les niveaux.’

9 façons d’utiliser les temps morts à bon escient

Vous ne pouvez pas toujours éviter les temps morts – leurs causes sont souvent hors de votre contrôle. Mais vous pouvez décider quoi en faire. Il peut être tentant de profiter d’un avantage injustifié – avoir des pauses prolongées ou une relâche – mais cela risque de nuire à votre réputation ou à votre carrière à long terme. Au lieu de cela, utilisez ce temps libre à votre avantage grâce à ces neuf conseils :

1. Prennez une décision promptement

Si vous avez un temps mort, ne le gaspillez pas en hésitant sur la façon de le combler ! Décidez rapidement de ce que vous allez faire. Cela vous permettra de maintenir votre motivation à un niveau élevé et vous aidera à éviter la procrastination. Vous devrez peut-être vous en remettre à votre gestionnaire pour décider quoi faire. Il ou elle aura probablement une meilleure vue d’ensemble des besoins actuels de l’équipe et de l’organisation, et saura où répartir au mieux vos efforts.

‘Vous ne pouvez pas toujours éviter les temps morts – leurs causes sont souvent hors de votre contrôle. Mais vous pouvez décider quoi en faire.’

Cependant, si vous avez une certaine autonomie dans votre rôle, évitez de vous fier à votre gestionnaire pour trouver des idées chaque fois qu’un temps mort se produit. Il est plus professionnel de faire preuve d’initiative. Par exemple, vous pourriez lui proposer de le soulager de certaines tâches ou de celles d’un collègue, ou mettre vos compétences au service d’autres projets d’équipe.

2. Devenez bénévole pour de nouveaux projets
Vérifiez l’horaire de travail de votre équipe pour voir si vous pouvez commencer à travailler sur des projets à venir. Vous n’aurez peut-être pas le temps de terminer un projet, mais il y aura probablement des domaines dans lesquels vous pourriez aider – recherche préliminaire, planification de projet ou remue-méninges initiaux, par exemple.

3. Prêtez main-forte à vos collègues

Renseignez-vous et voyez s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour aider vos collègues. Après tout, ce n’est pas parce que vous traversez une période de ralentissement qu’il en est de même pour eux. Épauler vos collègues dans le cadre d’un projet, d’un support technique ou d’une simple tâche administrative profitera à toute l’équipe, et vous aurez l’impression d’utiliser vos temps morts de manière positive. De tels gestes peuvent aussi vous aider à établir des relations positives avec d’autres personnes et vous procureront probablement quelques faveurs plus tard.

‘Épauler vos collègues dans le cadre d’un projet, d’un support technique ou d’une simple tâche administrative profitera à toute l’équipe…’

4. Améliorez vos compétences
Les temps morts sont d’excellentes occasions de travailler à votre développement personnel et professionnel. Vous pourriez, par exemple, acquérir de nouvelles compétences. Peut-être pourriez-vous par exemple améliorer votre compréhension des données utilisées par votre équipe, ou prendre le temps d’explorer Google Analytics™ ou un autre logiciel. Ou, si vous devez faire une présentation au cours des prochaines semaines, pourquoi ne pas prendre le temps d’améliorer vos talents d’orateur ?

5. Vérifiez votre travail
Revoyez le travail que vous avez accompli et vérifiez que vous avez tout couvert – surtout si vous craignez d’en avoir bâclé une partie. Prenez le temps de bien relire et de vérifier votre travail avant de le remettre. Vous pourriez même examiner s’il y a des moyens de l’améliorer. Pourriez-vous présenter des graphiques ou des images, ou faire des recherches supplémentaires, par exemple, pour mieux faire ressortir les points clés ?

‘Revoyez le travail que vous avez accompli et vérifiez que vous avez tout couvert – surtout si vous craignez d’en avoir bâclé une partie.’

6. Mentorez vos collègues
Il y a de fortes chances que vous ayez des compétences et des connaissances dont pourraient bénéficier les gens d’autres services ou votre propre équipe. On vous a peut-être même demandé de servir de mentor ou d’entraîneur à des coéquipiers dans le passé, mais jusqu’à maintenant, vous avez toujours été trop occupé.

Avant d’offrir vos services, assurez-vous de vérifier que l’autre personne est disponible. Elle n’a peut-être pas le temps d’être coachée actuellement. Si elle n’est pas disponible, vous pouvez toujours utiliser votre temps mort efficacement. Peut-être pourriez-vous planifier des activités de partage de connaissances pour le futur, mettre à jour un document de processus ou planifier une séance de déjeuner-causerie, par exemple.

7. Revoyez vos objectifs de carrière
Prenez le temps de réfléchir à vos objectifs de carrière. Cela peut être une expérience révélatrice imprévue. Si vous avez souvent des temps morts, par exemple, le travail que vous faites n’est peut-être pas assez stimulant. Même si ce n’est pas le cas, vous pourriez prendre le temps de réfléchir à ce que vous aimez faire, à ce que vous détestez faire et à ce que vous aimeriez faire davantage à l’avenir.

‘Prenez le temps de réfléchir à vos objectifs de carrière. Cela peut être une expérience révélatrice imprévue.’

8. Révisez votre liste de choses à faire
Profitez de l’occasion pour passer en revue votre liste de choses à faire – passées et présentes – pour voir ce que vous avez négligé ou remis à plus tard à maintes reprises. Il peut y avoir des tâches que vous avez activement reportées ou oubliées, ou qu’il n’était pas possible de réaliser à l’époque.

N’oubliez pas d’ajouter de nouvelles tâches également. Peut-être qu’un projet additionnel que vous avez entrepris plus tôt a conduit à des tâches supplémentaires, ou que votre plan de développement personnel a révélé un nouveau domaine sur lequel vous voulez vous concentrer.

9. Effectuez des tâches administratives

Même quand il semble que tout est fait, il y a toujours des tâches administratives à effectuer. Prenez le temps de vous organiser. Désencombrez vos courriels, classez vos lecteurs de fichiers, mettez à jour votre agenda, planifiez votre prochaine série de réunions, comptabilisez vos dépenses ou faites vos réservations pour les vacances.

Le fait d’être totalement à jour avec les petites tâches vous libérera du temps lorsque le prochain grand ouvrage arrivera sur votre bureau, et vous n’aurez plus à vous préoccuper de petites besognes fastidieuses à faire.

Image : Pexels de rawpixel.comAutres articles par Angela Civitella
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