Innovation bibliothécaire
à travers les époques

De l’ère des catalogues papier au système RFID à la librairie de Westmount

Par Michael Walsh

Précédemment publié dans WestmountMag.ca

Catalogue sur cartes de référence

Ceux d’entre nous d’un certain âge se souviendront avec tendresse d’avoir utilisé des fiches cataloguées, triées par auteur et par sujet, pour localiser les livres de la bibliothèque. Logées dans de belles armoires en chêne ou en merisier, on pouvait patiemment passer en revue ces cartes usées pour trouver l’emplacement d’un livre.

Fait intéressant : les catalogues sur fiches sont apparus en France lors de la Révolution, lorsque les autorités ont établi un réseau de bibliothèques publiques en utilisant des livres confisqués aux institutions religieuses et aux nobles émigrés. Afin de faire l’inventaire de ces documents, un système de catalogage inscrit au verso de cartes à jouer dont l’usage était proscrit pour des raisons politiques, notamment la présence d’images de rois et de reines, fut conçu et largement adopté comme le Code de catalogage français de 1791.

En 1877, l’American Library Association a adopté des tailles de cartes de bibliothèque standardisées. L’une était appelée ‘Harvard College’ (5 sur 12,5 cm), l’autre était de taille appelée ‘Postal’ (7,5 sur 12,5 cm).

Le catalogage sur cartes fichées est resté un élément essentiel des bibliothèques jusqu’au début des années 1970, lorsque les codes-barres sont apparus dans les bibliothèques publiques. La première bibliothèque à adopter cette nouvelle technologie fut la succursale Kent de la bibliothèque publique de Camden. C’est précisément en 1972 que le système Plessey Light Pen fut installé pour lire les codes-barres apposés sur les documents de la bibliothèque. À partir de ce moment, le système de catalogage informatisé devint une caractéristique standard du fonctionnement des bibliothèques.

Victimes de cette nouvelle technologie, les armoires à fiches furent reléguées aux salles de magasin ou mises au rebut. On en trouve parfois à vendre, coûtant entre 500 $ et 5 000 $ selon la taille. La bibliothèque publique de Westmount en a aménagée une pour sa ‘bibliothèque de prêt de semences’. Une autre est toujours utilisée par le service de références de la bibliothèque pour indexer des exemplaires du Westmount Examiner.

Nostalgie à part, les systèmes de bases de données informatisées présentent de nombreux avantages par rapport aux systèmes manuels. Par exemple, avec ces derniers, il est difficile de déterminer si un livre est en fait prêt à être prêté, et le réserver est un processus compliqué.

Le système de codes-barres consiste à attribuer un numéro de contrôle unique à chaque enregistrement, y compris toutes les informations pertinentes, dans une base de données. Différentes configurations lumineuses sont déclenchées à partir d’un code-barres lorsqu’il est scanné par un lecteur optique. Le logiciel convertit ces modèles de lumière en commandes de programmation qui sélectionnent les données appropriées associées à l’article catalogué dans la base de données.

Une étiquette RFID appliquée sur la couverture d’un livre

Dans les systèmes de prêt des bibliothèques, un lecteur optique balaye le code-barres de la carte de bibliothèque de l’emprunteur. Une fois l’enregistrement analysé, le logiciel extrait l’information associée à la carte de bibliothèque. Ces informations comprennent les coordonnées du client ainsi que les amendes impayées. Un second balayage, cette fois du code-barres apposé sur le matériel emprunté, extrait les informations associées à l’article, telles que le titre, l’auteur et les demandes de réservation ultérieures. Puis, les deux enregistrements sont associés par le logiciel, qui calcule la date d’échéance. Un dernier balayage désamorce les bandes magnétiques placées à l’intérieur du matériel de la bibliothèque (ruban adhésif), permettant à l’article de passer à travers le système de détection installé aux entrées de la bibliothèque.

Alors que la technologie des codes-barres devenait omniprésente dans les bibliothèques durant les années 80, un nouveau système de gestion basé sur les ondes radioélectriques est apparu le long des points de collecte des péages autoroutiers en Europe. Cette technologie d’identification par radiofréquence, ou radio-identification, fut communément appelée RFID (pour radio frequency identification). Un système RFID, au sens large, contient trois composantes: un marqueur RFID, nommé radio-étiquette ou transpondeur, attaché à un objet animé ou inanimé ; un émetteur-récepteur appelé ‘lecteur d’étiquette’ comprenant une antenne ; et un logiciel de communication qui transmet toute cette information à un système d’entreprise

Une mince bande d’étiquettes RFID révélant leurs antennes en spirale – Image: Michael Walsh et Julie Bouchard

Décrit pour la première fois en 1948 dans l’article de Harry Stockman intitulé Communications par le moyen de la puissance réfléchie, le concept devait attendre plusieurs décennies avant que le microprocesseur, les circuits intégrés et les réseaux de communication ne soient développés. Dans les années 1960, les systèmes RFID sont devenus disponibles sur le marché et ont d’abord été utilisés comme dispositifs antivol — physiquement attachés à des biens précieux.

Les années 1980 ont vu l’avènement de l’ordinateur personnel qui a permis une méthode rentable de traitement des données RFID. Au cours de la même période, des systèmes RFID ont été utilisés en Europe pour les péages électroniques. Une décennie plus tard, à mesure que les circuits intégrés devenaient plus petits et plus puissants (la loi de Moore), la technologie RFID est apparue dans le transport ferroviaire et le contrôle d’accès.

Ce n’est qu’en 1998 que les bibliothèques ont commencé à rationaliser leurs fonctions afin de réduire les coûts à long terme et d’intégrer la technologie RFID. En 1999, l’Université Rockefeller et la bibliothèque communautaire de Farmington, au Michigan, ont été les premières à adopter cette technologie.

Kiosque libre-service – notez que plusieurs éléments sont scannés simultanément. (Image: Michael Walsh et Julie Bouchard)

Ce furent les premières à capitaliser sur la capacité du système RFID à offrir des fonctionnalités supplémentaires dans tous les aspects du flux de travail de la bibliothèque, notamment la circulation, la sécurité et le contrôle des stocks.

Les bibliothèques, publiques et universitaires, ont été lentes à adopter les technologies RFID. En 2012, seulement 10 % des bibliothèques aux États-Unis utilisaient la RFID. Ailleurs dans le monde, cependant, le taux d’adoption fut plus rapide: au cours de la même année, environ 3 000 bibliothèques ont installé des systèmes RFID.

En 2012, la bibliothèque publique de Westmount a mis en place son système RFID pendant une période où la bibliothèque était fermée pour des rénovations mineures, comprenant de nouveaux revêtements de sol, du mobilier supplémentaire et une reconfiguration des espaces de lecture.

Portail de sécurité RFID

Quelques semaines plus tard, j’ai eu la chance de rencontrer Julie Bouchard (bibliothécaire – Systèmes et services techniques) et Julie-Anne Cardella (directrice) pour discuter de la mise en œuvre de la technologie RFID au sein de la bibliothèque. Le personnel de la bibliothèque a réussi à apposer des étiquettes RFID sur sa collection d’environ 167 000 articles.  « Le processus s’est déroulé de manière transparente », a déclaré Mme Cardella, ajoutant qu’une formation minimale du personnel était nécessaire au nouveau système. Le processus d’étiquetage des articles a été simplifié, puisque tous les articles disposaient d’un code-barres préexistant dans le système d’information de la bibliothèque (V-Smart). Une fois qu’une étiquette RFID était placée sur l’article, il était facile de lire le code à barres de l’étiquette.

La solution utilisée par la bibliothèque a été fournie par Bibliotheca. Cela incluait un kiosque à écran tactile qui utilisait un code-barres généré par la carte de bibliothèque du client. Le kiosque est configuré avec un logiciel propriétaire, QuickConnect, qui communique avec le système d’information de la bibliothèque. Une grande amélioration par rapport aux kiosques d’autocontrôle antérieurs, c’est que les étiquettes RFID ne nécessitent pas de lecture directe de l’étiquette. On peut donc empiler jusqu’à 5 articles à la fois sur le kiosque, quelle que soit leur orientation, au cours d’une même transaction.

Poste de travail RFID blindé au comptoir de prêt

Le matériel additionnel comprend deux portails RFID installés à proximité des entrées de la bibliothèque. En regardant de près chaque panneau transparent (en aluminium blanc), ce qui apparaît comme une caractéristique de conception est en réalité une antenne qui lit les étiquettes RFID lorsque les articles passent devant le portail. Fait intéressant, les portails sont normalement en mode économie d’énergie jusqu’à ce que les gens entrent avec un élément étiqueté. À ce stade, ils entrent en état de détection par RFID. Les étiquettes, lues à 8 unités par seconde, indiquent si un article est autorisé à traverser le portail ; sinon, une alarme sonore est déclenchée, couplée à des lumières LED rouges visibles. De plus, chaque portail est doté d’un capteur qui mesure l’achalandage, fournissant au personnel des données sur les habitudes de circulation des usagers.

V-Smart avec la superposition RFID en noir – Image: Julie Bouchard

Un autre élément du système RFID de la bibliothèque est le poste de travail blindé utilisé par le personnel du comptoir de prêt pour vérifier et retourner les articles. Il comprend une antenne qui, protégée par un blindage, ne détecte que les étiquettes RFID lorsque les articles sont placés directement sur la surface. Tout comme dans le kiosque libre-service, plusieurs éléments peuvent être empilés, quelle que soit leur orientation.

Le dernier élément de la chaîne est le système de gestion de bibliothèque, qui intègre tous ces composants au sein d’un système Web utilisé par le personnel de la bibliothèque. Le système utilisé est V-smart, initialement développé en 1974 sous le nom de VUBIS à l’Université de Bruxelles, et désormais distribué par Infor.

La prochaine fois que vous utiliserez le kiosque en libre-service et que vous recevrez votre reçu par courriel, souvenez-vous de la distance qui nous sépare des jours où les livres de la bibliothèque étaient enchaînés à leurs étagères.

Je tiens à remercier Julie Bouchard (bibliothécaire, systèmes et services techniques) et Julie-Anne Cardella (directrice, Bibliothèque publique de Westmount) pour leur temps et leur aide dans la recherche de cet article.

Images : Michael Walsh, sauf indication

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